-concept-

Notulen van de (extra ingelaste) bestuursvergadering van het algemeen bestuur van HBO Wonen 99

Maandag 4 juni 2019 van 09.30 uur – 11.45 uur.

Aanwezig:

Van het bestuur                        de heer Peter Valk (voorzitter)  

de heer Henk Dankers (secretaris)

de heer Jan Zaunbrecher (penningmeester)

mevrouw Corrie Aerts

mevrouw Marian Dickens

de heer Harry Elings

mevrouw Ger Heerdink

Adviseur:                                 mevrouw Thea de Feyter (De Nieuwe Wind)     

Afwezig:                                   mevrouw Wilhelmien van Amersfort

mevrouw Joke van Wensveen

mevrouw Betsie van Loon

Verslaglegging:                         mevrouw Bernie Spronk SMS)

  1. 1.Opening en vaststelling agenda

Peter opent de vergadering met een bijzonder welkom aan Henk die na het verlies van zijn dierbare echtgenote toch de kracht heeft gevonden om in deze vergadering aanwezig te zijn.

Joke heeft recent haar lidmaatschap vrij resoluut opgezegd vanwege een slecht bericht m.b.t. haar gezondheid waarvoor ze binnenkort een operatie moet ondergaan. HBO zal moeten afwachten of zij op termijn op dit besluit wil terugkomen. Het bestuur wenst haar veel kracht toe.

Deze extra HBO-vergadering is belegd om met elkaar het toekomstplan en de interne structuur voor het bestuur te bespreken.

2. Toekomstplan en takenverdeling HBO

Een ambitieus plan dat gecommuniceerd is op de jaarvergadering en met Wonen Breburg met overwegend positieve reacties. Het erbij behorende plaatje/organogram is gemaakt door Jan.

Aangezien Joke die diverse taken/rollen in dit plaatje vervult maar zich nu om gezondheidsredenen heeft teruggetrokken, moet het bestuur nu bezien hoe dit op te lossen en wie diverse taken wil en kan overnemen, afhankelijk van kwaliteiten en beschikbare tijd.

Na enige discussie is besloten tot onderstaande herverdeling:

Peter dankt allen voor de flexibiliteit om elkaar te vervangen.

Jan zal het plaatje met de structuur aanpassen en ook op de website van HBO plaatsen (actie: Jan)

Adviesgroep SBO

Henk, Harry

Adviesgroep PR

Jan, Harry

Werkgroep PR

Ger, Corrie

Adviesgroep Participatie

Peter , Jan en Harry

Werkgroep Intermediair

Betsie Ger, Harry

Werkgroep WOC

Corrie, Jan, Harry, Ger

Werkgroep Ondersteuning Participatie

Wilhelmien , Marian

Werkgroep Jongere Huurders

Ger, Betsie

Het DB bestaat uit: Peter, Henk en Jan.

Het AB bestaat uit: Corrie en Harry.

Het voorstel van Marian is dat zij en Wilhelmien tijdelijk de werkzaamheden van de WOC voortzetten aangezien zij dit werk al doen en nog bezig zijn met lopende zaken. Hierop wordt uitgelegd dat de WOC een andere invulling krijgt en nieuw leven wordt ingeblazen. HBO is afhankelijk van het succes van de WOC omdat de commissies het bestaansrecht zijn voor HBO. De commissies moeten we gaan enthousiasmeren en meer bij het reilen en zeilen betrekken. Men is het erover eens dat het goed is dat anderen nu die kar eens gaan trekken en een frisse start wordt gemaakt. Marian en Wilhelmien blijven wel betrokken bij de WOC vanuit hun werkgroep Ondersteuning Participatie omdat er veel raakvlakken zijn tussen beide commissies. Zij zullen de WOC vooral met praktische zaken ondersteunen en zo nodig informatie aanreiken.

Corrie meldt dat wijkraad Noord op 12 juni een bijeenkomst voor de commissies van huurders in Noord organiseert. Zij gaat er als toehoorder heen en Harry gaat als lid van zijn commissie. Corrie zou graag het gesprek willen aangaan met allerlei organisaties die actief zijn in Noord, zoals het Ronde Tafelhuis etc. om te kijken of daar huurders te vinden zijn die zich actief willen inzetten.

Voor de interne en onderlinge communicatie in en tussen de werkgroepen zal Jan in de dropbox aparte mappen aanmaken.

Daarnaast is een suggestie om Facebook HBO in te richten t.b.v. de externe communicatie.

Besloten wordt dat de voorzitter van de adviesgroep niet het DB-lid is, omdat anders sprake kan zijn van “de slager die zijn eigen vlees keurt”. Tijdens de jaarvergadering werd dit reeds als bezwaar opgemerkt.

Desgevraagd geeft Marian aan dat de toekomst moet uitwijzen wat het werk voor haar en Wilhelmien nog inhoudt en hoe ze dat gaan ervaren. Ze willen niet aan de zijlijn staan maar inhoudelijk betrokken blijven. Marian respecteert het besluit van de vergadering m.b.t. de WOC, hoewel zij en Wilhelmien graag de werkzaamheden in de WOC hadden voortgezet. Op zich kan ze wel achter de voorgestelde structuur staan, maar geeft wel aan dat zij op een later moment zal beslissen of zij zelf hierin nog past.

Ger geeft aan te verwachten dat ze straks veel minder geïnformeerd zullen worden over het reilen en zeilen als ze niet meer aan de AB-vergadering en aan de Regiovergaderingen deelnemen. Dit directe contact met Wonen Breburg stelt iedereen zeer op prijs. Daarop wordt afgesproken dat hier nog nader naar wordt gekeken en dat eventueel de voorzitters van de werkgroepen of afhankelijk van de agenda Regiovergadering bestuursleden kunnen worden aangewezen voor deelname. (P.M.)

Voorts wordt benadrukt dat in november de ervaringen met de nieuwe werkwijze zullen worden geëvalueerd en tussentijds zullen we alert blijven voor signalen. Deze nieuwe opzet is vooral gericht op meer commissies vormen en moet ertoe leiden dat HBO de huurders/achterban beter gaat bedienen, dat HBO zichtbaarder wordt. In de communicatie naar de huurders (en andere belanghebbenden) gaan we duidelijk onze taakverdeling aangeven.

Als vervolgafspraak wordt besloten dat alle advies- en werkgroepen gaan nadenken over de start, hun aanpak en taakverdeling, en in de volgende vergadering een eerste plan voorleggen. (actie: allen)

Thea zal t.b.v. de adviesgroep PR een format aanleveren voor persberichten. (actie: Thea)

Beloning: De beloning blijft voor iedereen ongewijzigd: elke vergadering voor mensen die niet in het DB zitten 25 euro vergoeding.

De suggestie wordt gedaan om iedereen een vaste vergoeding te geven. Naast de vrijwilligersvergoeding (maximum) mag er een onkostenvergoeding worden verstrekt, maar dat vereist dat bonnen worden overlegd. Het DB zal zich hierover buigen en met een voorstel komen. (actie: DB)

Voorts wordt besloten om rechtstreekse mailadressen te maken van alle werkgroepen en bij de uitwisseling van informatie in de cc – ter kennisgeving - de overige HBO-leden te zetten zodat iedereen van elkaars activiteiten op de hoogte blijft.

N.B. Jan heeft reeds de volgende suggestie voor mailadressen naar allen als voorstel gemaild:

Advies- en werkgroep PR

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Jan, Harry, Ger, Corrie

Werkgroep Intermediair

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Betsie,Ger,Harry

Werkgroep WOC

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Corrie,Jan,Harry,Ger

Werkgroep Ondersteuning Participatie

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Wilhelmien,Marian

Werkgroep Jongere Huurders

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Ger,Betsie

Gebruik kantoorruimte: Henk zal een paar sleutels laten bijmaken zodat iedere groep er terecht kan voor vergaderingen e.d. Op dit moment beschikken enkel Jan, Peter, Henk en Harry over een sleutel.

Werkwijze: N.a.v. de suggestie van Harry wordt afgesproken dat er een sjabloon zal worden gemaakt om te komen tot eenzelfde werkwijze en plan van aanpak voor de werk- en adviesgroepen. Die zal Thea aan de notitie toevoegen. (actie: Thea).

Thea zal n.a.v. de vragen die Betsie haar heeft gemaild op ander moment uitleg geven in aanwezigheid van Betsie.

Tot slot de suggestie van Jan om op termijn te overwegen om op een andere locatie dan bij Boerke Mutsaers de bijeenkomsten met de achterban te organiseren.

Op de vraag van Thea tot slot hoe iedereen het ervaart nu uitleg is gegeven over de structuur en de plannen, wordt aangegeven dat deze nieuwe manier van werken spannend blijft en dat men moet afwachten hoe het gaat verlopen. Het plan wordt in principe door iedereen gedragen.

Jan heeft er een positief gevoel bij omdat in zijn ogen meer duidelijk is wat ieders plek wordt in het team waardoor - zoals in een voetbalteam - nu wellicht/hopelijk beter kan worden gescoord.

Harry complimenteert het DB voor het feit dat ze deze verandering aandurven.

3. Afspraken m.b.t. lopende zaken WOC:

-          De commissies die niet aanwezig waren op de jaarvergadering gekomen en die zich niet hadden afgemeld (5 commissies) zal Jan gericht gaan benaderen met de vraag naar de reden (actie: Jan)

-          Kwestie Populierenflat: de werkgroep WOC gaat met die commissie contact zoeken en in overleg met de VVE-beheerder. (actie: Harry en Corrie)

-          Berlagehof 56: Ger en Wilhelmien hebben een afspraak gepland op 17 juni om 19.00 uur met de heer De Jong die een commissie wil gaan oprichten. Harry sluit bij dat gesprek aan.

-          Commissie Wagnerplein: Henk heeft met betrokkene (Jan Dominicus) gesproken. Hun verzoek was afgewezen bij de Huurcommissie omdat de glasservice niet in de servicekosten zit. Hij laat nu een offerte maken om op die manier wel in de servicekosten te krijgen. Dan kan hij alsnog met deze kwestie bij de Huurcommissie terecht.

4. Vragenlijsten uitgedeeld tijdens de Jaarvergadering

Tijdens de jaarvergadering zijn veel ingevulde vragenlijsten binnengekomen. Thea zal de reacties evalueren en een voorzet maken voor de vervolgaanpak. Het lege formulier zal Thea naar iedereen mailen om in de eigen omgeving uit te delen. (actie: Thea/allen)

Jan zal zodra het vervolg duidelijk is, iedereen die gereageerd heeft en/of zich heeft aangemeld, een antwoord mailen. (actie: Jan).

Thea licht toe dat het DB focust op continuïteit binnen HBO Wonen 99 en dat er gericht gezocht zal worden naar interne versterking om de strategisch bestuurlijke activiteiten goed te kunnen blijven uitvoeren wanneer onvoorziene zaken passeren. Daarom het verzoek aan allen om goed om je heen te kijken. Via het adressenbestand van WBB gaan we alle huurders benaderen en daarbij kunnen we mensen oproepen en werven voor deelname.

5. Rondvraag

-          Corrie informeert inzake een kwestie van een verstopte put op een (niet afgesloten) parkeerterrein van WonenBreburg op wiens kosten dat probleem moet worden verholpen. Besproken wordt dat dit nooit op de huurders mag worden verhaald.
Vanuit het DB wordt uitgelegd dat problemen per complex via wijkgericht werken en de consulent en huismeester in eerste instantie moeten worden bekeken en opgelost. Komt men er echter niet uit, dan kan men het doorspelen naar Lidewij. Dit soort zaken horen niet thuis op de Regiovergadering.

-          Het boekje met afkortingen m.b.t. de Woonbond heeft Jan aangevraagd en krijgt iedereen binnenkort.

-          Harry meldt dat hij op 22 juni a.s. een poliklinisch onderzoek voor zijn ogen heeft en dat daardoor mogelijke afspraken verzet moeten worden.

-          Jan zal de in- en uitschrijvingen bij de KvK updaten; van de nieuwe leden heeft hij gegevens nodig en zal daarover via de mail met betrokkenen communiceren.

-          Ger vindt het nieuws uit de SHW-vergadering 29 mei j.l. gemaakt door Thea, prettig en handig.

6. Sluiting

Peter dankt allen voor hun constructieve bijdrage aan het overleg en sluit de vergadering.

De volgende vergadering is op maandag 24 juni (i.p.v. 1 juli) 2019 om 9.30 uur.

Ger en Thea hebben zich eerder hiervoor afgemeld.

Overige vergaderdata in 2019:

16 september vervroegen naar di 10 september, 14.00 uur (ma 9 sept. is SBO)

- 4 november naar 28 oktober (Thea is verhinderd)

- datum 16 december blijft staan.