-concept-

Notulen van de bestuursvergadering van het algemeen bestuur van HBO Wonen

Maandag 25 september 2017 van 9.30 tot 12.15 uur

Aanwezig:

Van het bestuur                        de heer Peter Valk (voorzitter)

                                               de heer Henk Dankers (secretaris)

                                               de heer Jan Zaunbrecher (penningmeester)

mevrouw Ger Heerdink,                       

de heer Harrie van Baardwijk

mevrouw Wilhelmien van Amersfort

mevrouw Marian Dickens

                                                mevrouw Joke van Wensveen

de heer Leo van Gerven (adviseur)

Genodigden                             3 medewerkers WonenBreburg (Intermezzo)

                                   

Verslaglegging                         mevrouw Hannie Janssen (SMS)

  1. 1.Opening

De voorzitter opent de bestuursvergadering en heet iedereen van harte welkom.

De voorzitter meldt dat dit overleg zal worden onderbroken voor een toelichting op de communicatie groot onderhoud Bartokstraat door medewerksters van WonenBreburg.

(Intermezzo)

  1. 2.Mededelingen

De voorzitter meldt het volgende:

-       Een toelichting op het communicatietraject voor het groot onderhoud van de Bartokstraat wordt hier om 10 uur gegeven door 3 medewerksters van WBB. De vergadering zal daarvoor worden onderbroken. Zij zullen de concept brochure Bartokstraat meebrengen, zodat HBO daar ook naar kan kijken

-       De uitnodiging voor het Stadsgesprek van gemeente Tilburg is door alle HBO-leden ontvangen.

-       Er is een uitnodiging binnen gekomen voor een gesprek met de Raad van Commissarissen (RvC). Het gesprek vindt donderdag plaats met het SHW-bestuur en Jan zal daar namens HBO naar toe gaan, Peter is verhinderd.

  1. 3.Notulen en actielijst extra bestuursvergadering 1 mei 2017

Tekstueel en naar aanleiding van:

Pg 3, pnt 8, 1e-; … en het bewonersplatform i.p.v. Peter Valk

Pg 3, pnt 8, 3e-; … Wim van Fessem i.p.v. Wim Corsten

Het verslag wordt met inachtneming van de wijzigingen/aanvullingen als vastgesteld beschouwd.

De actielijst wordt besproken en wordt gewijzigd.

Punt 88 en 99; zijn afgewerkt en kunnen van de actielijst af.

De P.M. lijst wordt besproken en blijft ongewijzigd.

  1. 4.Notulen ‘Benen op Tafel’ overleg 25 augustus 2017

-       Verwijzend naar prioriteit 1, "manier waarop HBO dergelijke zaken met de directie van WonenBreburg bespreekbaar maakt, zodat HBO meer invloed ……”; dat wil de voorzitter via Myreen met Hans Pars gaan bespreken, zodat HBO op de hoogte is wat er op de agenda van stuurgroep en SBO komt.

-       Verwijzend naar prioriteit 2, “onbehagen over de omgang van sommige medewerkers van WonenBreburg met hun commissie”; daarover is afgesproken dat er met de directie een evaluatiegesprek komt. De voorzitter geeft aan dat er aan ongenoegen sneller een vervolg moet worden gegeven vanuit HBO en dat we daarin meer structuur aanbrengen. Henk stelt voor om een formulier dat vroeger werd gebruikt weer nieuw leven in te roepen en om deze in de komende Regiovergadering (26 sept.) ter sprake te brengen.

-       Verwijzend naar prioriteit 3, “Meer informatie-uitwisseling en contactmomenten organiseren met de CvH’s”; Marian haalt de telefonische enquêtes van vroeger aan, waarin meestal meer werd verteld dan in het openbaar. Weer oppakken en dan 1 keer per jaar?

-       Harrie en Joke willen graag de CvH’s uitnodigen of er zelf naar toe gaan. Voor de 18e oktober (vóór thema-avond) worden er 2 commissies uitgenodigd, Harrie kiest 2 CvH’s en Henk plant een datum. In principe is de WOC en 1 bestuurder HBO aanwezig. (actie Henk/Harrie)

-       Jongerencafé organiseren; Leo heeft een gesprek met Eva Boon gehad. Het plan wordt nog verder uitgewerkt.                                                (Leo/Joke/Harrie/ Wilhelmien)

-       Bij de rondvraag wees Jan op de noodzaak van tijdige kennisoverdracht van de HBO-leden. Leo zal suggesties hieromtrent aandragen.                                                            (actie: Leo)

-       Ger merkt op bij prioriteit 2/ laatste – “…..momenteel veel consulenten doorschuiven naar een ander werkgebied, zonder dat het HBO hierover is verwittigd”, om dit morgen bij de Regiovergadering als agendapunt aan te voeren.                                      (actie: Peter)

Intermezzo:

Toelichting op het communicatietraject voor het groot onderhoud van de Bartokstraat

De voorzitter heet de dames van WonenBreburg hartelijk welkom en nodigt hen uit iets te vertellen over het project groot onderhoud Bartokstraat. De dames stellen zich voor:

Malou Thomassen, woonconsulent Tilburg Noord, betrokken bij project groot onderhoud Bartokstraat.

Karlijn van de Pas, projectleider groot onderhoud.

Claudia Vleeschhouwer, communicatieadviseur.

Er wordt uitleg gegeven over de wijze van communicatie m.b.t. project Bartokstraat en dat recent is gewerkt aan de nieuwsbrief en de brochure in het voortraject. Malou laat aan de hand van een presentatie aan de HBO-leden het proces in stappen zien. De ervaring is dat het informeren en communiceren een levend proces van reflecteren – aanpassen – doseren is, met als doel het geheel soepel te laten verlopen voor bewoners.

Voor de Bartokstraat staan deze week de eerste inloopdagen gepland op dinsdag en vrijdag, waar uitleg wordt gegeven over o.a. de energetische maatregelen en aanvullende huurovereenkomst. Doel is om bewoners te informeren over huurverhoging en om 70% te behalen. Daarna worden er kijkdagen voor de modelwoning georganiseerd. In de modelwoning kunnen bewoners meer praktische vragen stellen.

HBO vraagt zich af waarom de moeilijkste vraag, huurverhoging, als eerste aan bewoners wordt gesteld zonder dat zij van de gevolgen/besparing door maatregelen op de hoogte zijn? Waar is de concept-brochure die vandaag hier zou worden getoond?

Karlijn legt uit dat het plan financieel is doorgerekend en het met 70% een goed voorstel is. Het is daarom belangrijk om al in een vroeg stadium te weten of het plan 70% haalt. Er kan al veel worden verteld omdat het plan lijkt op andere projecten (Mahler).

Verder leent de Bartok zich beter voor een persoonlijke aanpak dan in eerste aanvang voor een brochure.

De voorzitter meldt nog eens dat met Myreen is afgesproken dat de brochure vooraf met HBO zou worden gedeeld om de communicatie met de bewoners te kunnen volgen. Malou is daarvan niet op de hoogte.

Later tijdens deze vergadering komt Myreen (samen met Malou), na een telefonisch verzoek van de voorzitter, een toelichting geven en vertelt dat is afgesproken dat de brochure vandaag aan het eind van de dag bij bewoners van de Bartok in de bus wordt gedaan. Er blijkt een misverstand te zijn over de bedoeling dat dit eerst door HBO zou worden gelezen. Volgens Myreen was het proces op verzoek van HBO (n.a.v. een negatief advies over de hal) stilgelegd en moest het nu versneld worden. Er is geen aanleiding om het proces langer te vertragen. Er komt geen druk op bewoners te liggen om snel te ondertekenen. Alles wordt in samenwerking op hoofdlijnen besproken, maar het is volgens Myreen niet de bedoeling om alles in detail te bespreken.

Leo geeft aan dat over de communicatie met bewoners niet in het overleg Bartok is besproken. Het betekent dat je die communicatievorm met de klankbordgroep en een vertegenwoordiging van HBO in een overleg bespreekt. Nu wordt er achteraf een presentatie gegeven, maar het is niet vooraf op hoofdlijnen besproken. HBO kan op deze manier naar bewoners toe daar geen verantwoordelijkheid voor nemen. Leo heeft ook e-mailcorrespondentie met Eva Boon gevoerd. Myreen maakt kenbaar dat niet alles is overgenomen en dat ze nu graag door willen. De voorzitter geeft blijk van zijn teleurstelling.

Na het vertrek van Myreen en Malou wordt er kort geëvalueerd over wat er is gebeurd. De voorzitter verwijst nog naar een e-mail van Eva Boon die op twee manieren kan worden uitgelegd. Henk zegt dat HBO nu ook de ahok (aanvullende huurovereenkomst) niet onder ogen heeft gehad. Harrie gaat dinsdag en Leo gaat vrijdag naar de inloopdagen. Zij zullen extra aandacht richten op de ahok.

 

  1. 5.Voorbereiding themabijeenkomst HBO 18 oktober 2017

De voorzitter vertelt dat Eva Boon en Arthur Cavadino het onderwerp over participatie willen uitstellen, zodat zij zichzelf eerst beter kunnen informeren over dit onderwerp.

Er is gekozen voor een ander onderwerp, namelijk Dienstverlening door WonenBreburg wat door Arthur zal worden gepresenteerd.

Na de pauze zal Leo van Gerven eerst een presentatie over participatie geven en vervolgens in gesprek met de zaal gaan. De HBO-leden geven aan dat zij daarbij onderwerpen als bijvoorbeeld groot onderhoud, CvH’s, middagspreekuur belangrijk vinden. Leo heeft het idee om de mensen voorstellen te laten maken door te kiezen uit bijvoorbeeld 3 manieren van participatie, t.w. eenmalig actief, project actief of permanent (zoals HBO) actief.

  1. 6.Lopende zaken WOC

Harrie geeft een toelichting op de lopende zaken namens de WOC:

  1. 1.Heyhoefpromenade  

Harrie en Leo zijn in gesprek geweest met de CvH en daarin kwam de zorg voor omgeving en verpaupering van het winkelcentrum het meest naar voren. Gesprekken met VVE hebben niets opgeleverd. De CvH wil graag weten wat daaraan gedaan kan worden.
De voorzitter stelt voor om de VVE-manager van WonenBreburg in te schakelen en dit morgen tijdens de Regio bij Myreen te zullen aankaarten.          (actie: rondvraag Regio)

  1. Postelstaete

Wilhelmien heeft van stadsdeeladviesraad (SDAR) vernomen dat vanaf vandaag de ontmoetingsruimte in de Postelstaete wordt gesloten, omdat er niemand is die het daar kan runnen. Harrie heeft het idee om vanuit WonenBreburg via de vrijwilligersbank van CdT (Contour de Twern) vrijwilliger(s) te vragen.                                                      (actie: rondvraag Regio)

  1. 3.Drömhof

Harrie vertelt dat hij met 3 kandidaten in gesprek is geweest. Er is deze week wel een mailtje binnengekomen van Theo Spijkers. De WOC wil daar wel een nieuwe CvH opzetten. Er wordt een brief voor opgesteld en er zal worden geflyerd.

  1. 4.Drie Componisten

Jan heeft een e-mail van Jamila ontvangen dat zij graag de spullen wil inleveren. Jan stelt voor een datum af te spreken en dat er iemand van het DB bij aanwezig is.

 

  1. 7.Mededelingen Regio, eventuele agendapunten

-       Het onderwerp Participatie is aan de orde geweest, maar loopt door en zal automatisch weer ter sprake komen.            

-       Inlichten HBO over roulatie van consulenten.

-       Voortgang prestatieafspraken als vast agendapunt.

De voorzitter vraagt nieuwe agendapunten voor de Regiovergadering tijdig door te geven.

  1. 8.Mededelingen SHW  

-       De procedure voor een nieuwe directeur is nog niet afgerond.

-       Er is een brief van de Verenigde Toezichthouders Corporaties naar de politiek gegaan of zij voldoende aandacht hebben op duurzaam wonen en betaalbaar wonen, armoedebeleid, etc., aldus de voorzitter.

  1. 9.Mededelingen SBO

-       Henk deelt mee dat er is gesproken over het maken van een afspraak met de 4 corporaties over participatie, maar daar wordt nog even mee gewacht.

-       Er is ook gesproken over deskundigheidsbevordering (evt. door Haico van Nunen), dat staat nu even op een laag pitje, omdat HBO daar zelf ook mee bezig is en een eigen adviseur heeft.

-       Gerard zegt dat, als voorzitter van (SBO) TBV bij hun altijd alle huurders worden aangeschreven en pleitte ervoor dat iedereen dat ook gaat doen. HBO-bestuur geeft aan om eigen methode aan te houden.

  1. 10.Rondvraag

-       Volgens Henk is er in de vorige jaarvergadering toegezegd dat een VVE-manager van WBB een afspraak gaat maken met bewoners van de flat Hart van Brabantlaan. Leo heeft een voorstel gedaan, maar nog niets op terug gehoord.

-       John Desmares wordt gevraagd weer te komen spelen op de Nieuwjaarsreceptie januari 2018 en Harrie zal dit gaan regelen. (actie: Harrie)

  1. 11.Sluiting

De voorzitter bedankt de aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering.

De volgende bestuursvergadering staat gepland op maandag 20 november 2017 om 09.30 uur.

Tilburg, 25 september 2017

Peter Valk, voorzitter                                      Henk Dankers, secretaris

Afspraken/actielijst   Bestuursvergadering H.B.O.     geactualiseerd: 25 september 2017

Vergader-

Datum

Nr.

Inhoud

Actie door

Termijn

09-05-2016

87

Visitatierapport op website

Henk / Jan

09-01-2017

88

Afspraak maken met WBB betreft Bartokstraat onderhoud 2017

Henk/Leo

13-03-2017

99

Standpunt HBO overbrengen; HBO niet eens met SBO inz. publiceren samenvatting verslag op website i.p.v. volledig verslag

Henk

25-09-2017

100

Inventarisatie prestatieafspraken en stedelijk beleid

Henk en Leo

25-09-2017

101

2 CvH’s uitnodigen vóór 18 oktober 2017

Henk/ Harrie

Voor 18-10

25-09-2017

102

Jongerencafé organiseren

Leo/ Joke/ Harrie/ Wilhelmien

25-09-2017

103

Voorstel kennisoverdracht van HBO-leden

Leo

25-09-2017

104

HBO Inlichten over doorschuiven consulenten; agenda Regio

Peter

26-09-2017

25-09-2017

105

John Desmares wederom uitnodigen voor nieuwjaarsreceptie

Harrie

P.M. LIJST (besluiten en aandachtspunten op/voor langere termijn)

09-03-2015

1

Adreswijzigingen bestuursleden CvH’s en van externe contactpersonen (o.a. WBB, gemeente, etc.) doorgeven aan Henk.

Adreswijzigingen verzamelen en Adreswijzigingen bijhouden

Allen

Henk

Bernie

17-06-2013

3

De Werkgroep Ondersteuning CvH’s (WOC) standaard op de hoogte brengen van zaken die eventueel spelen bij een CvH.

DB of secretaris

22-04-2014

4

Regelmatig gesprek plannen met Myreen Minnaar van WBB ter bespreking van urgente kwesties

Peter

12-09-2016

5

-Kopij aanleveren t.b.v. Venster voor huurders over gebruik van www.hbowonen99.nl

-Naar CvH ´s communiceren dat zij informatie mogen aanleveren voor de site.

-De webcommissie stuurt een melding naar de CvH   ´s bij nieuwe informatie op de site.

Henk

en

Jan

04-04-2016

7

Adressenlijst in dropbox actualiseren

Jan

Bezoekadres: (na afspraak) Ringbaan Noord 165, 5046 AA Tilburg. Postadres: postbus 4011, 5004 JA Tilburg.

E-mail: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. – Website: www.hbowonen99.nl - Telefoon: 06-42 929 162 – KvK: 18055748