H.B.O. Wonen 99 hecht veel waarde aan de bescherming van uw privacy. In dit privacyreglement willen wij u op een heldere en transparante wijze informeren over hoe wij omgaan met (uw) persoonsgegevens. Wij houden ons daarbij uiteraard aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
1. Rechten en plichten
H.B.O. Wonen 99 ontkomt er niet aan om persoonsgegevens te verwerken. Welke gegevens wij verwerken is bij u bekend omdat u die gegevens zelf aan ons hebt verstrekt. Wij verwerken alleen persoonsgegevens als:
- u hiervoor toestemming hebt verleend.
- de gegevensverwerking noodzakelijk is binnen de context van het lidmaatschap van H.B.O. Wonen 99, dan wel voor de uitvoering van andere overeenkomsten van H.B.O. Wonen 99 waarbij u partij bent of wilt worden of voor de organisatie van activiteiten van H.B.O. Wonen 99 waaraan u wilt deelnemen.
- de gegevensverwerking noodzakelijk is om een op ons rustende wettelijke verplichting na te komen.
- de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van ons.
Wij gebruiken uw gegevens niet voor commerciële of charitatieve doeleinden. Dit doen we alleen als u ons hiervoor expliciet schriftelijk toestemming verleent. Wij kunnen uw gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doelen gebruiken. In de resultaten van deze onderzoeken zijn de gegevens niet meer te herleiden tot uw persoon.
2. Verwerking van persoonsgegevens en de doeleinden
De persoonsgegevens die wij verzamelen worden gebruikt binnen de context van het lidmaatschap van H.B.O. Wonen 99, dan wel voor de uitvoering van andere overeenkomsten van H.B.O. Wonen 99 waarbij u partij bent of wilt worden of voor de organisatie van activiteiten van H.B.O. Wonen 99 waaraan u wilt deelnemen. Wij verzamelen (alleen) die informatie die nodig is voor de doeleinden die in dit reglement staan omschreven. Wij verwerken verschillende persoonsgegevens, zoals, maar niet noodzakelijkerwijs beperkt tot:
- Naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, alsmede het bankrekeningnummer, en afbeeldingen en video’s.
- Gegevens die noodzakelijk zijn binnen de context van het lidmaatschap van H.B.O. Wonen 99, dan wel voor de uitvoering van andere overeenkomsten met H.B.O. Wonen 99 waarbij u partij bent of wilt worden of voor de organisatie van activiteiten van H.B.O. Wonen 99 waaraan u wilt deelnemen.
- Gegevens voor het doen van betalingen en het innen van vorderingen.
- Andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van de wet.
De verwerking gebeurt binnen de context van het lidmaatschap van H.B.O. Wonen 99, dan wel de uitvoering van andere overeenkomsten met H.B.O. Wonen 99 waarbij u partij bent of wilt worden of voor de organisatie van activiteiten van H.B.O. Wonen 99 waaraan u wilt deelnemen, waaronder, maar niet noodzakelijkerwijs beperkt tot:
- Lidmaatschap: verwerkingen van persoonsgegevens voor het registreren en beheren van het lidmaatschap van de vereniging (waaronder het bijhouden van de samenstelling van erkende commissies van huurders).
- Verenigingsactiviteiten: verwerkingen van persoonsgegevens voor o.a. versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen, en registreren van deelname aan door H.B.O. Wonen 99 georganiseerde activiteiten. Maar bijvoorbeeld ook het verwerken van beeldmateriaal van activiteiten.
- Debiteuren en crediteuren: verwerkingen van persoonsgegevens van debiteuren en crediteuren van H.B.O. Wonen 99 (het gaat hierbij om financiële administraties als boekhoudingen en soortgelijke administraties).
- De uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving.
- Archiefbestemming: verwerkingen van persoonsgegevens voor het archiefbeheer, het behandelen van geschillen en het verrichten van wetenschappelijk, statistisch of historisch onderzoek.
- Documentenbeheer: verwerkingen van inkomende en uitgaande documenten. Hierbij kan worden gedacht aan bijvoorbeeld postregistratie en e-mailarchivering.
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
3. Bewaartermijnen en vernietigingen
H.B.O. Wonen 99 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. H.B.O. Wonen 99 verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap van een erkende commissie van huurders en tot maximaal twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd.
4. Recht op inzage, correctie en verzet
U heeft recht op:
- Inzage
U heeft recht op inzage in uw persoonlijke dossier. U kunt hier mondeling of schriftelijk om vragen. U dient zich hiervoor te kunnen legitimeren. Op uw verzoek wordt binnen vier weken schriftelijk beslist. Als in het dossier gegevens van derden zijn opgenomen, worden deze derden eerst gehoord voordat inzage aan u wordt verleend. Indien deze derden geen inzage willen verlenen worden de gegevens van hen afgeschermd. - Correctie
U heeft recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of vernietiging van informatie wanneer deze onjuist is, in strijd met de AVG of andere privacy wet- en regelgeving is opgenomen of niet terzake doende is. U dient zich hiervoor te kunnen legitimeren. Op uw verzoek wordt binnen vier weken schriftelijk beslist. - Verzet/ vernietiging
U kunt ons verzoeken informatie niet te verwerken/ te vernietigen in verband met zwaarwegende, bijzondere, persoonlijke omstandigheden. Het verzoek dient schriftelijk en gemotiveerd te worden ingediend. Op uw verzoek wordt binnen vier weken schriftelijk beslist.
Wij kunnen voor inzage en verstrekkingen de wettelijke toegestane vergoeding vragen.
Beperking van uw rechten is mogelijk als dit noodzakelijk is in het belang van:
- De veiligheid van de Staat
- De voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten
- De gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en andere openbare lichamen
- Het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften
- De bescherming van u of van de rechten van anderen
5. Delen van gegevens, derden en verwerkersovereenkomst
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo kunnen wij uw informatie verstrekken aan derden wanneer:
- de derde partij door ons is ingeschakeld ten behoeve van de uitvoering van bepaalde werkzaamheden of activiteiten, of de derde partij daar noodzakelijk bij betrokken is.
We hebben maatregelen getroffen om te verzekeren dat uw gegevens uitsluitend voor die doeleinden door de derde partij worden gebruikt. Met derden die voor ons persoonsgegevens verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst die dient ter bescherming van uw persoonsgegevens. - wij (samenwerkings)convenanten hebben gesloten met derde partijen. De gegevensuitwisseling vindt binnen de wettelijke kaders plaats en wordt met grote zorgvuldigheid uitgevoerd, en zal niet meer persoonsgegevens omvatten dan strikt noodzakelijk is.
- deze informatie niet tot u persoonlijk kan worden herleid/ is geanonimiseerd.
- dat moet op grond van de wet. U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de verstrekking van gegevens aan bevoegde autoriteiten in het kader van een strafrechtelijk onderzoek. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met deze verzoeken.
- dat nodig geacht wordt in een rechtszaak.
- dat nodig geacht wordt om onze rechten te beschermen.
In alle andere gevallen vragen we u om toestemming. Die toestemming mag u altijd weigeren of intrekken.
6. Toegepaste beveiligingsmaatregelen en geheimhouding
Wij handhaven te allen tijde een beveiligingsniveau bij de verwerking van informatie dat, gezien de stand van de techniek, voldoende is om ongeoorloofde toegang tot, aanpassing, openbaarmaking of verlies van persoonsgegevens te voorkomen.
Als onderdeel daarvan sluiten wij schriftelijke overeenkomsten met leveranciers die we inschakelen en die namens ons persoonsgegevens verwerken, waarin aan deze leveranciers passende verplichtingen worden opgelegd om de beveiliging van deze gegevens te waarborgen.
7. Website: bezoekgegevens en cookies
Op onze website(s) worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina's. We registreren ook hoe bezoekers door onze website(s) klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en verwerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag. Met deze informatie kunnen we de indeling en de informatie op onze website verder verbeteren. Ook houden we informatie bij die nodig is om in te loggen op klantportalen en gegevens die worden ingevuld bij een contactformulier op de website.
Bij het bezoek aan onze website plaatsen we cookies. Met een cookie weten we welke pagina’s u op onze website(s) heeft bezocht. Het plaatsen van cookies helpt ons ook om onze website(s) te verbeteren.
8. Klachten
Als u van mening bent dat dit reglement niet (goed) wordt nageleefd of dat de privacy wet- en regelgeving niet correct wordt uitgevoerd door ons, kunt u hierover een klacht bij het bestuur indienen. Onze beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan u medegedeeld. Mocht u hierna nog steeds niet tevreden zijn dan kunt u aanvullend:
- een verzoekschriftprocedure bij de rechtbank starten
- een verzoek indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens (Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag) met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in het geschil met ons.
9. Meldplicht aan Autoriteit persoonsgegevens (AP) en aan betrokkenen
Indien onbedoeld en ondanks alle genomen beveiligingsmaatregelen toch gegevens in handen van een niet geautoriseerde derden vallen bijvoorbeeld door een hack of een andere vorm van een gegevens lek en dit tot ernstige nadelige gevolgen leidt voor de bescherming van persoonsgegevens zullen wij dit melden bij de Autoriteit persoonsgegevens. Indien deze datalek ook ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer zullen wij dit ook melden aan u.
10. Ingangsdatum reglement
Dit reglement gaat in op 1 november 2018 en geldt voor onbepaalde tijd en kan door ons tussentijds worden aangepast. De meest recente versie van ons reglement wordt telkens gepubliceerd op onze website.